Datenschutzerklärung

für die SaaS-Anwendung „Stundenaufzeichnung" der Ara8 Solutions GmbH

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Ara8 Solutions GmbH
Boschstraße 5
82178 Puchheim
Deutschland

Telefon: 089 – 21 54 57 54
E-Mail Datenschutz: support@stundenaufzeichnung.de
Allgemein: support@stundenaufzeichnung.de

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer ausschließlich zur Bereitstellung unserer Stundenerfassungs-Software (SaaS).

2.1 Bei Registrierung

• Firmenname, Inhabername
• E-Mail-Adresse (für Login + Kommunikation)
• Passwort (nur als bcrypt-Hash gespeichert)
• Branche
• IP-Adresse, Datum/Uhrzeit der Registrierung
• Zeitpunkt der Einwilligung zu DSGVO + AGB

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung für freiwillige Angaben).

2.2 Bei Nutzung der App

Innerhalb der App werden Personalstammdaten und Zeiterfassungsdaten der Mitarbeiter des Kunden verarbeitet:

• Mitarbeiter-Stammdaten: Name, Adresse, Geburtsdatum, Bankverbindung, Steuer-ID, SV-Nummer, Krankenkasse
• Arbeitszeiten, Pausenzeiten, Abwesenheiten (Krank/Urlaub)
• Verträge, Mitteilungen

Der Kunde (Arbeitgeber) ist hierbei Verantwortlicher i.S.d. DSGVO für diese Daten. Die Ara8 Solutions GmbH agiert als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
Vor Produktivnutzung wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen.

3. Cookies und Tracking

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session-Token für Login). Es findet kein Tracking, kein Analytics, keine Werbe-Cookies statt.

• Session-Cookies: Werden automatisch nach Besuchsende gelöscht.
• Persistente Cookies: Werden zur Aufrechterhaltung der Anmeldung gespeichert (Cookie-Einstellungen jederzeit über Banner änderbar).
• Deaktivierung: Sie können in Ihrem Browser die Annahme von Cookies einschränken oder ablehnen.

4. Datenspeicherung und -sicherheit

• Hosting App-Server + Datenbank: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Server-Standort Deutschland)
• Hosting Mail-Versand (Transaktions-E-Mails): All-Inkl.com Neue Medien Münnich GmbH (Server-Standort Deutschland)
• Übertragung verschlüsselt via HTTPS (TLS 1.2+)
• Passwörter und Stempel-PINs gespeichert als argon2id/bcrypt-Hash (nicht im Klartext)
• Datenbank-Backups: stündlich Snapshots, täglich verifizierter Restore-Test, Aufbewahrung 30 Tage
• Zugriff durch Mitarbeiter der Ara8 Solutions GmbH nur zur technischen Wartung, dokumentiert im Audit-Log

5. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck der Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind, unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insb. § 257 HGB / § 147 AO: 6–10 Jahre für steuerrelevante Belege).

Nach Kündigung des Vertrags werden die Daten des Kunden nach 30 Tagen vollständig gelöscht. Vor Ablauf dieser Frist kann der Kunde einen Datenexport anfordern.

6. Ihre Rechte (Art. 15–22 DSGVO)

• Recht auf Auskunft (Art. 15)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16)
• Recht auf Löschung (Art. 17) – soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21)
• Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77)

Anfragen bitte an: support@stundenaufzeichnung.de

7. Aufsichtsbehörde

Zuständige Aufsichtsbehörde für unser Unternehmen ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
www.lda.bayern.de

8. Empfänger / Übermittlung an Dritte

Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z.B. Zahlungsdienstleister Stripe bei kostenpflichtigen Plänen) oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

Keine Datenübermittlung in Drittländer außerhalb der EU/EWR durch Standard-Funktionen der App.

9. Auftragsverarbeiter

• Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (Hosting App-Server + MariaDB-Datenbank, Server-Standort Deutschland)
• All-Inkl.com Neue Medien Münnich GmbH, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf (Transaktions-E-Mail-Versand via SMTP)
• Stripe Payments Europe Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin (Zahlungsabwicklung — nur bei zahlpflichtigen Plänen)

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung an geänderte Rechtslage oder bei Änderungen unserer Leistungen anzupassen. Über wesentliche Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert.