Branche · Pflege

Plan und Realität zusammenbringen

Touren planen, Mitarbeiter:innen stempeln per QR, Zuschläge laufen automatisch. Server in Deutschland — keine Diskussion mit der Heimaufsicht.

30 Tage Pro testen Wie es funktioniert
stundenaufzeichnung.de/app — Planer
Pflegeheim-Korridor mit Tageslicht
Branche · Pflege Pflegeheim, Tagespflege, Touren

Fünf Bausteine für ambulant und stationär

Touren mit Mehrfach-Schichten, Zuschläge automatisch, MA sehen nur das Eigene — Datenschutz in der Pflege ist nicht verhandelbar.

Tourenplanung mit Mehrfach-Schichten

Mehrere Touren pro Tag pro Pflegekraft — Frühtour 06-10, Spättour 16-20, Nachttour 22-06. Jede Tour mit eigener Patient:innen-Zuordnung.

Wochenend- & Feiertags-Zuschläge automatisch

Samstag, Sonntag, Feiertag, Nachtarbeit — pro Mandant Zuschlag-Sätze hinterlegen, App rechnet automatisch. Auch bei Schichten, die über Mitternacht laufen.

Mitarbeiter-Self-Service Krankmeldung

Krank? Ein Tap in der App, AU als Foto. Ersatz-Pflegekraft kann der Owner direkt einplanen — kein WhatsApp-Chaos um 5 Uhr morgens.

MA sehen nur eigene Touren

Patient:innen-Daten sind Art. 9 DSGVO (besondere Kategorien). Pflegekräfte sehen ausschließlich die eigene Tour mit Adresse und Pflege-Notiz — nichts darüber hinaus.

Sonn-/Feiertag automatisch erkannt + berechnet

Bundes- und Landes-Feiertage (BY, BW, NRW etc.) sind hinterlegt. Schicht am Pfingstmontag = Feiertags-Zuschlag, ohne dass jemand manuell eintragen muss.

Owner-Sicht · Tourenplan Pflege

Tourenplan für ambulant und stationär.

Frühtour 06–12, Spättour 16–21, Nachttour 22–06 — als Vorlagen einmal anlegen, dann per Klick in den Plan. Mehrfach-Touren pro Pflegekraft und Tag, Zuschläge automatisch.

Klick zum Vergrößern
Mobile-First UX

Pflegekraft sieht nur die eigene Tour.

Die App zeigt die heutigen Patient:innen mit Adresse und Pflege-Notiz — Art. 9 DSGVO-konform getrennt. Andere Touren, andere Pflegekräfte und Owner-Daten bleiben unsichtbar.

Stempelung per Tap am Handy oder per QR vor Ort. Frühtour, Spättour, Nachttour — die App rechnet Zuschläge automatisch und gibt einen sauberen Stundenzettel an die Heimaufsicht.

Sicherheit ist kein Upgrade

Server in Deutschland

Hosting in einem deutschen Rechenzentrum (Hetzner Falkenstein). Kein US-Cloud-Backend, keine Drittland-Übermittlung.

Audit-Log 10 Jahre

Jeder Stempel und jede manuelle Änderung wird revisionssicher gespeichert. GoBD-konform für Lohnprüfung und Sozialversicherung.

Kein heimlicher Zugriff

Datenschutzerklärung listet jeden Verarbeitungs­schritt. AVV mit Ara8 Solutions GmbH ist beigelegt. Niemand wertet im Hintergrund.

DSGVO Stufe 2

Datenexport per Knopfdruck, Soft-Delete mit 30-Tage-Wiederherstellung, Mandanten-Isolation pro Firma.

Häufige Fragen

Sind Wochenend-Zuschläge eingebaut?
Ja. Pro Mandant hinterlegst du Zuschlag-Sätze (Samstag, Sonntag, Feiertag, Nacht). Wir erkennen Tag und Uhrzeit automatisch und berechnen den Zuschlag — auch wenn die Schicht über Mitternacht geht.
Wie funktionieren mehrere Touren am selben Tag?
Mehrere Schichten pro Tag pro MA sind Standard — Frühtour 06-10, Spättour 16-20, Nachttour 22-06. Jede Tour kann eigene Patient:innen-/Objektzuordnung haben.
Ist die App für ambulante UND stationäre Pflege geeignet?
Ja. Ambulant: Touren mit mehreren Patient:innen, QR-Stempel beim Eintritt. Stationär: Schichten mit Stations-Zuordnung, Tablet-Kiosk im Schwesternzimmer. Beide Modelle sind out-of-the-box.
Sieht der MA andere Pflegekräfte?
In der MA-App: Nein. Jede:r sieht nur die eigenen Touren — wichtig, weil Patient:innen-Daten als besonders sensibel im Sinne von Art. 9 DSGVO gelten. Owner sehen das gesamte Team.
Erfüllt das die Anforderungen der Heimaufsicht?
Ja. Server in Deutschland (Hetzner Falkenstein), 10 Jahre Audit-Log, AVV beigelegt, Mandanten-Isolation, automatische Löschung nach Frist. Die Heimaufsicht prüft genau diese Punkte.
Wie wird Rufbereitschaft von aktiver Pflegezeit unterschieden?
Rufbereitschaft ist eine eigene Schicht-Kategorie mit reduzierter Vergütung (z. B. 12,5 % des Stundenlohns). Wird in der Rufbereitschaft tatsächlich gerufen, stempelt die Pflegekraft die Aktiv-Zeit zusätzlich — diese läuft als volle Arbeitszeit in den Lohn-Export.
Erfüllt die Dokumentation die Anforderungen von PflegeKG und MDK?
Stempel- und Schicht-Daten werden 10 Jahre revisionssicher gespeichert. Beim MDK-Besuch ist der Touren- und Stundennachweis pro Pflegekraft auf Knopfdruck als PDF abrufbar — mit lückenloser Aktivitäts-Spur.
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Lieber persönlich reden?

Deutscher Support — Mo-Fr 9-17 Uhr. Innerhalb der Öffnungszeiten meist innerhalb von 30 Minuten Rückmeldung.

Telefon

089 21545754

E-Mail

support@stundenaufzeichnung.de

Öffnungszeiten

Mo-Fr 9-17 Uhr
Europe/Berlin

Typischer Arbeitsalltag mit Ara8 — Pflege

Wie ein Tag in Pflege mit Stundenaufzeichnung läuft. Eigenständig beschrieben, kein Werbe-Demo.

  1. Tour beginnt

    Pflegekraft stempelt morgens am ersten Pflegeobjekt per QR-Code oder Tap auf dem Diensthandy ein. Die Tour-Position landet in der App, ohne Telefonat in die Zentrale.

  2. Aktiv vs. Bereitschaft

    Während der Tour werden aktive Pflegezeit und Rufbereitschaft getrennt erfasst. Wird die Pflegekraft aus der Bereitschaft heraus gerufen, stempelt sie die Aktiv-Phase mit einem zweiten Tap — Mischzeiten sind im Lohn-Export sauber getrennt.

  3. Krankmeldung läuft ein

    Eine Kollegin meldet sich kurzfristig krank. Die offene Schicht erscheint in der Tourenleitung markiert; die Schichtbörse fragt automatisch die Springer-Liste an. Wer als erstes bestätigt, übernimmt — keine Telefon-Kette mehr.

  4. 3-Schicht-Rhythmus

    Früh, Spät und Nacht laufen rotierend. Nachtzuschlag fließt automatisch in den Bucket; an Sonntagen und Feiertagen kommt der Zuschlag oben drauf. Pflegedienstleitung sieht in der Wochenübersicht, wo eine Schicht unbesetzt ist.

  5. MDK-Anfrage

    Bei der MDK-Prüfung ist der Touren- und Stundennachweis pro Pflegekraft auf Knopfdruck als PDF abrufbar. Audit-Log greift 10 Jahre zurück, mit Stempelzeit, Quelle und Korrekturhistorie.

Pflege ist Tagschicht, Spätschicht und Nachtschicht — manchmal alles in einer Woche pro Person. Wenn die Schichtplanung mit der Tour-Realität nicht zusammenpasst, fehlen abends Hände am Bett. Ara8 macht die zwei sichtbar: Wer ist eingeplant, wer steht in Bereitschaft, wer ist krank, wer springt ein. Eine Tour-Übersicht reicht meistens, um den Tag zu retten.

Für die Lohnabrechnung greifen wir die typischen Pflege-Konstrukte sauber ab: Bereitschaftsstunden mit reduziertem Stundensatz, Nachtzuschlag nach §3b EStG, Sonntags-/Feiertagszuschlag, Mehrarbeit ins Zeitkonto. PflegeKG- und MDK-Anforderungen sind durch das 10-jährige Audit-Log abgedeckt — der Stundennachweis pro Pflegekraft entsteht beim ersten Stempel und ist jederzeit als PDF auf Knopfdruck dort.

Genau für Pflege gemacht

Branchen-typische Schmerzpunkte und unsere konkrete Antwort — keine Marketing-Phrasen.

Pain

Tourenplanung ambulant

Lösung

Touren werden pro Tag eingeplant, Anfahrtszeiten als eigener Posten erfasst — der Pflegeschlüssel pro Patient bleibt sichtbar.

Pain

Rufbereitschaft vs. Aktiv

Lösung

Bereitschaft ist eine eigene Schicht-Kategorie mit reduzierter Vergütung. Aktiv-Einsatz wird zusätzlich gestempelt und voll vergütet.

Pain

Nachtzuschlag automatisch

Lösung

Stunden im Fenster 20–06 Uhr laufen automatisch in den Nacht-Bucket; §3b EStG-Steuerfreiheit (bis 25 % auf Mindestlohn) wird im Lohn-Export markiert.

Pain

MDK/PflegeKG-Doku

Lösung

Stempel- und Schicht-Daten werden 10 Jahre revisionssicher gespeichert. Touren-Nachweis pro Pflegekraft als PDF in 5 Sekunden.

Pain

Kurzfristiges Einspringen

Lösung

Schichtbörse fragt den Springer-Pool per Push-Benachrichtigung; die erste Zusage gewinnt, der Plan aktualisiert sich automatisch.

Pain

Stundenkonto über Wochen

Lösung

Mehrarbeit aus der Nachtschicht wandert ins Zeitkonto. Auszahlung oder Freizeitausgleich entscheidet die Pflegedienstleitung im Monatsabschluss.

Pilot-Stimmen aus der Branche Pflege

Wir starten mit klar als Pilot-Phase markierten Platzhaltern. Echte Zitate landen hier erst nach Pilot-Abschluss und schriftlicher Freigabe — keine Marketing-Floskeln im Voraus.

„Hier wird ein Pilot-Zitat aus einem ambulanten Pflegedienst mit Tour-Planung einlaufen, sobald der Pilot abgeschlossen ist."

— Pflegedienstleitung, ambulanter Dienst mit 12 MA, Münster Platzhalter · Pilot-Phase

„Pilot-Stimme aus einer Tagespflege mit Rufbereitschaft. Veröffentlichung nach Pilot-Abschluss und schriftlicher Freigabe."

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Stundenaufzeichnung vs. Clockodo, Papershift & Co.

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