Branche · Vereine

Ehrenamt und Minijob sauber dokumentiert

Trainings- und Kurszeiten planen, Übungsleiter und Minijobber stempeln per QR, Nachweise für Kasse und Prüfung auf Knopfdruck. Server in Deutschland.

30 Tage Pro testen Wie es funktioniert
stundenaufzeichnung.de/app — Planer
Veranstaltung mit ehrenamtlichen Helfern
Branche · Vereine Training, Kurse, Veranstaltungen, Geschäftsstelle

Fünf Bausteine für den Vereinsalltag

Trainingspläne, Wochenend-Einsätze, Minijobs in Geschäftsstelle und Platzpflege — und jeder sieht nur die eigenen Zeiten.

Trainingsplan mit festen Zeiten

Training dienstags 18–20, Kurs samstags 10–12 — einmal als Vorlage anlegen, dann per Klick in den Plan. Auch mehrere Gruppen pro Übungsleiter am selben Tag.

Wochenend- & Feiertags-Zuschläge automatisch

Punktspiel am Samstag, Turnier am Sonntag — die Zeiten stehen sauber im Stundenblatt. Falls ihr Zuschläge vereinbart habt, rechnet die App sie automatisch.

Mitarbeiter-Self-Service Krankmeldung

Krank? Ein Fingertipp in der App, AU als Foto. Die Vertretung für das Training kann der Vorstand direkt einplanen — kein Gruppenchat-Chaos am Spieltag.

Jeder sieht nur die eigenen Zeiten

Übungsleiter sehen ihre eigenen Gruppen und Zeiten — nicht die Stunden oder Daten anderer. Der Vorstand behält den Gesamtüberblick.

Sonn-/Feiertag automatisch erkannt + berechnet

Bundes- und Landes-Feiertage (BY, BW, NRW etc.) sind hinterlegt. Schicht am Pfingstmontag = Feiertags-Zuschlag, ohne dass jemand manuell eintragen muss.

Vorstands-Sicht · Wochenplan Verein

Ein Plan für alle Abteilungen.

Fußball, Turnen, Geschäftsstelle, Platzpflege — Vorlagen einmal anlegen, dann per Klick in den Plan. Mehrere Gruppen pro Übungsleiter und Tag, Wochenenden inklusive.

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Mobile-First UX

Übungsleiter sehen nur die eigene Gruppe.

Die App zeigt dem Übungsleiter die eigene Gruppe mit Zeit und Ort — sauber getrennt. Andere Gruppen, andere Übungsleiter und die Vorstands-Ansichten bleiben unsichtbar.

Stempeln per Fingertipp am Handy oder per QR in der Halle. Training, Kurs, Punktspiel — die Zeiten landen im Stundenblatt, fertig für Kasse und Nachweis.

Sicherheit ist kein Upgrade

Server in Deutschland

Hosting in einem deutschen Rechenzentrum (Hetzner Falkenstein). Kein US-Cloud-Backend, keine Drittland-Übermittlung.

Änderungs-Protokoll 10 Jahre

Jeder Stempel und jede manuelle Änderung wird revisionssicher gespeichert. GoBD-konform für Lohnprüfung und Sozialversicherung.

Kein heimlicher Zugriff

Datenschutzerklärung listet jeden Verarbeitungs­schritt. AVV mit Ara8 Solutions GmbH ist beigelegt. Niemand wertet im Hintergrund.

DSGVO Stufe 2

Datenexport per Knopfdruck, Soft-Delete mit 30-Tage-Wiederherstellung, Mandanten-Isolation pro Firma.

Häufige Fragen

Passt das für Übungsleiter- und Ehrenamtspauschale?
Die App dokumentiert die Zeiten lückenlos und exportiert sie für Kasse und Finanzamt. Wie ihr Pauschalen einordnet, stimmt ihr mit eurem Steuerberater ab — die Stundennachweise dafür liefert die App.
Können mehrere Abteilungen getrennt geplant werden?
Ja — Abteilungen lassen sich als eigene Bereiche führen (z. B. Fußball, Turnen, Geschäftsstelle). Jede plant für sich, der Vorstand sieht alles zusammen.
Funktioniert das auch für Minijobber im Verein?
Ja. Platzwart, Reinigung, Geschäftsstelle — Minijobber stempeln wie alle anderen, und die Stundennachweise nach Mindestlohngesetz entstehen automatisch.
Sehen Übungsleiter die Daten anderer?
Nein. Jeder sieht nur die eigenen Zeiten und Gruppen. Nur der Vorstand (bzw. wer einen Verwalter-Zugang hat) sieht den Gesamtplan.
Reicht das als Nachweis bei einer Prüfung?
Alle Zeiten sind mit Verlauf gespeichert und lassen sich als Stundenblatt oder CSV exportieren. Was eure Prüfung konkret verlangt, klärt ihr mit Prüfer oder Steuerberater — die Daten dafür habt ihr auf Knopfdruck.
Was ist mit Helfern, die nur bei Veranstaltungen mitarbeiten?
Auch gelegentliche Helfer lassen sich anlegen und stempeln nur an ihren Einsatztagen — etwa beim Sommerfest oder Turnier. So sind auch diese Stunden sauber dokumentiert.
Brauchen wir für jeden Übungsleiter ein eigenes Gerät?
Nein. Jeder stempelt mit dem eigenen Handy — oder ihr hängt ein Tablet als Stempel-Terminal in die Halle, an dem alle per QR oder PIN stempeln.
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Deutscher Support — Mo-Fr 9-17 Uhr. Innerhalb der Öffnungszeiten meist innerhalb von 30 Minuten Rückmeldung.

Telefon

089 21545754

E-Mail

support@stundenaufzeichnung.de

Öffnungszeiten

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Typischer Trainingstag mit Stundenaufzeichnung

Wie ein Dienstag im Verein läuft — eigenständig beschrieben, kein Werbe-Video.

  1. Training beginnt

    Der Übungsleiter stempelt in der Halle per QR-Code oder Fingertipp auf dem Handy ein. Die Zeit landet sofort im Stundenblatt des Vereins.

  2. Zwei Gruppen an einem Abend

    Erst die Jugend von 17 bis 18:30, dann die Erwachsenen bis 20 Uhr — beide Einheiten stehen getrennt im Plan und im Stundenblatt.

  3. Krankmeldung läuft ein

    Ein Übungsleiter meldet sich kurzfristig krank. Das offene Training erscheint markiert im Plan — der Vorstand fragt per Klick die Vertretung an, statt abends herumzutelefonieren.

  4. Wochenende ist Spieltag

    Punktspiel am Samstag, Heimturnier am Sonntag — die Einsätze stehen im Plan, die Stunden landen sauber getrennt im Stundenblatt jedes Helfers.

  5. Kassenprüfung steht an

    Für die Kassenprüfung ist der Stundennachweis pro Person auf Knopfdruck als PDF abrufbar. Das Protokoll reicht Jahre zurück — nichts muss zusammengesucht werden.

Vereinsleben ist Abendtraining, Wochenend-Spieltag und Geschäftsstelle am Vormittag — oft alles in einer Woche. Wenn der Plan mit der Realität nicht zusammenpasst, merkt man es erst bei der Abrechnung. Hier sieht der Vorstand jederzeit: wer war da, wer ist krank, wer springt ein.

Für die Abrechnung entstehen die Stundennachweise automatisch — für Minijobber nach Mindestlohngesetz, für Übungsleiter als Grundlage für die Abstimmung mit dem Steuerberater.

Genau für Vereine gemacht

Branchen-typische Schmerzpunkte und unsere konkrete Antwort — keine Marketing-Phrasen.

Pain

Trainingsplan je Abteilung

Lösung

Jede Abteilung plant ihre Trainings und Kurse selbst — der Vorstand sieht alles zusammen. Hallenzeiten lassen sich als feste Vorlagen anlegen.

Pain

Übungsleiter und Minijob getrennt

Lösung

Übungsleiter, Minijobber und gelegentliche Helfer lassen sich getrennt führen — jede Gruppe mit eigenen Zeiten und eigenem Nachweis.

Pain

Nachtzuschlag automatisch

Lösung

Stunden im Fenster 20–06 Uhr laufen automatisch in den Nacht-Topf; §3b EStG-Steuerfreiheit (bis 25 % auf Mindestlohn) wird im Lohn-Export markiert.

Pain

Nachweis für Kasse & Prüfung

Lösung

Stempel- und Plandaten werden dauerhaft revisionssicher gespeichert. Stundennachweis pro Person als PDF — fertig für Kassenprüfung und Steuerberater.

Pain

Kurzfristiges Einspringen

Lösung

Schichtbörse fragt den Springer-Pool per Push-Benachrichtigung; die erste Zusage gewinnt, der Plan aktualisiert sich automatisch.

Pain

Stundenkonto über Wochen

Lösung

Mehrarbeit aus der Nachtschicht wandert ins Zeitkonto. Auszahlung oder Freizeitausgleich entscheidet der Vorstand im Monatsabschluss.

Stimmen aus Vereinen

Wir sammeln gerade die ersten Vereins-Erfahrungen. Echte Stimmen erscheinen hier, sobald sie vorliegen — keine erfundenen Zitate.

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